Хорошо подготовленная встреча будет более продуктивной, если участники будут знать, чего ожидать и какие вопросы обсуждать. Модератору встречи важно качественно подготовиться ко встрече, организовать время, место, материалы и ресурсы для проведения максимально эффективной коммуникации с участниками.
В современных реалиях в рамках управления охраной труда часто приходится проводить встречи (в том числе инструктажи, пятиминутки безопасности, комиссии по расследованиям и тд) онлайн. И качество этих встреч зависит от того, соблюдает ли инициатор встречи простой алгоритм его проведения:
Подготовка: Определите цель встречи, составьте список участников, определите повестку дня и убедитесь, что все участники имеют доступ к необходимым ресурсам и материалам.
Техническое обеспечение: Убедитесь, что все необходимое оборудование и программное обеспечение доступны и работают корректно. Используйте платформу для видеоконференций, которая поддерживает высокое качество видео и звука, а также имеет функции совместного использования экрана и чата.
Структура встречи: Разделите встречу на логические блоки, чтобы участники могли легко следить за темой обсуждения. Установите четкие временные рамки для каждого блока и включайте перерывы, если это необходимо, чтобы поддерживать внимание и концентрацию участников.
Управление встречей: Установите правила общения, возможности задавать вопросы в процессе, порядок высказываний каждого участника, если формат подразумевает дискуссию. Контролируйте ход встречи и следите за соблюдением повестки. Помните про основную цель встречи и старайтесь привести обсуждение к ее достижению.
Обратная связь и решение проблем: Периодически самостоятельно проводите опросы или обсуждения для получения обратной связи от участников. Это поможет выявить дополнительные вызовы в рамках дискуссии. Фиксируйте их для дальнейшей работы, но не обсуждайте в рамках текущей встречи.
Запись встречи: Обязательно ведите запись минуток встречи и по окончанию встречи опубликуйте их в свободном доступе для участников встречи и других заинтересованных сотрудников. Это позволит участникам вернуться к обсуждению позже, если возникнут вопросы или проблемы.
Обязательно представиться и рассказать о своей роли на встрече
Убедиться, что участники знают друг друга и понимают роли друг друга. Если это не так, начать встречу с небольшого знакомства и представить участников лично или группами (отдел, бригада, служба и тд)
Проговаривать аргументы: почему важно достичь цели встречи и как это влияет на общую эффективность работы компании
Быть благодарным к критике и любым вопросам по теме, быть готовым аргументированно отвечать на сложные вопросы
Соблюдать тайминг и заранее предупреждать при его возможном изменении или отклонении
Проговорить, где можно будет ознакомиться с материалами по встрече