Несмотря на то, что в офисах практически нет машин, инструмента, химии, оборудования под давлением и всего прочего, они не являются абсолютно безопасными, риски существуют всегда и везде.
Офис должен являться примером, а сотрудники подразделений, которые его посещают, именно здесь должны видеть примеры и напитываться атмосферой.
Кстати, именно в офисах рождаются масштабные инициативы и глобальные распоряжения, а значит, повлияв на сотрудников офиса, можно улучшить отношение к охране труда по в подразделениях, без непосредственного участия охраны труда.
Хочу поделиться некоторыми хорошими и проверенными идеями для вовлечения сотрудников повестку HSE:
Поддержание чистоты.
Наверняка, в вашем офисе есть клининг, с описанными графиками, участками, временем уборки. Но сотрудников необходимо приучать к собственной ответственности и влиянию на чистоту.
Для этого можно организовать субботник (многим не нравится это слово, мы, например, называем это «Полный порядок»). В рамках мероприятия, сотрудникам дается неделя, для того чтобы навести порядок на своем рабочем месте: столе, тумбочке, шкафу, заполнить чек-лист и отправить ответственному сотруднику. По окончании недели комиссия из АХО и охраны труда проверяет, объективно ли заполнен чек-лист. Мы выбираем ТОП-10 кабинетов, в которых произошли самые значительные изменения и оснащаем эти кабинеты увлажнителями воздуха (является частым запросом наших сотрудников) или небольшими колонками, это также создает позитивную атмосферу в кабинетах.
В последний день мероприятия мы проводим озеленение, это возможность сотрудников посадить себе небольшое растение и украсить им свое рабочее место. Данное мероприятие стоит не дорого и значительно влияет на мотивацию сотрудников и является небольшим мастер-классом по посадке, где специалист, пошагово рассказывает об особенностях посадки и ухода за растениями. Специалист по посадке – это любой сотрудник компании, который увлекается садоводством и по собственной инициативе хочет провести мероприятие.
Мы проводим такие мероприятия дважды в год, сотрудники постоянно интересуются и с нетерпением ждут очередного мероприятия. В нашей компании записаться на озеленение могут до 60 человек (максимальная вместимость в переговорках). Кстати, в 2023 году, все доступные места закончились уже через 20 минут после публикации мероприятия.
Многие спросят «а что это дает»?
Пройдя только по верхушкам, можно сказать что, сотрудники:
Электро-осень и электро-весна.
Следуя из названия, мы проводим это мероприятие дважды в год. Это возможность для сотрудников принести из дома старую, неисправную электротехнику для ее утилизации, а взамен получить брендированный мерч от компании. На рынке достаточно подрядчиков, которые предоставляют такие услуги. Работает это просто, мы создаем в офисе пункт сбора, в который сотрудники приносят неисправную технику, те кто хочет получить за это подарок - фотографируют то, что принесли и отправляют фотографию специалисту по охране труда.
Следующее что нужно сделать это дело техники, необходимо организовать доставку накопленного в соответствующий пункт приема, существует множество вариантов как это можно сделать.
Сбор информации об удовлетворённости и возможность сообщить о проблеме.
У нас такое мероприятие называется «Будь услышан». По сути, это мероприятие является ежегодным сбором информации об удовлетворённости сотрудников работой, рабочим местом, условиями труда и другими вещами. В рамках данного мероприятия, есть блок охраны труда, где сотрудники оценивают и дают комментарии и безопасности своего рабочего места, о условиях труда и комфорте. Все комментарии рассматриваются, анализируются и устраняются, а после устранения сотрудники получают соответствующую информацию. Такие мероприятия следует проводить если компания готова прорабатывать комментарии, открыто общаться с сотрудниками и внедрять изменения.
Также рекомендую внедрить постоянный сбор информации, а именно возможность сотрудников дать обратную связь о состоянии офиса, о их рабочем месте и возможных проблемах. Процесс очень легок во внедрении, но дает много полезного. Все что нужно, это сделать Яндекс или Google форму, привязать ее к таблице, разместить коммуникацию с QR-кодом в местах общего пользования, а дальше читать отзывы и предложения, внедрять мероприятия и давать обратную связь.
Благодаря таким инструментам, вы можете решать и локальные и глобальные проблемы: сделать ремонт и обслуживание; дооснастить места мебелью; поставить дополнительно освещение; оснастить места сотрудников, у которые есть проблемы со спиной ортопедическими принадлежностями; сделать использование пространства более рациональным и безопасным.
Аудиты.
Наверное, самое очевидное мероприятие, но оно также важно. Можно самим определить их периодичность, (мы, например, проводим их каждые 2 недели). Нужно понимать, что в офисе также много чего происходит: проводятся ремонтные работы, приходят товары для тестирования, обслуживается оборудование, что-то ломается и наша задача выявить проблемные места и скорректировать их. Мы знаем, что аудиты это один из самых эффективных способов обнаруживать недостатки, их проведение показывает сотрудникам важность охраны труда в повестке компании, а также дает возможность, обратиться к специалисту для решения их трудностей и проблем.
У нас проведение аудитов достаточно автоматизировано, они проводятся по чек-листам в специальном мобильном приложении, нарушения фиксируются с помощью фото. А по результатам аудита происходит назначение определенных задач. Но хочу обратить внимание, что отсутствие специального приложения для аудитов - это не барьер. Вы также можете сделать аналогичный процесс с помощью тех же Яндекс или Google форм, или других инструментов.