Как выбрать подрядную организацию?

Попробуем сегодня поговорить о том, как выбирать подрядную организацию.

Это процесс можно условно поделить на два больших этапа – предквалификация, когда мы отсеиваем слабейших и техническая оценка, которая помогает определить победителя тендера.

Предквалификационная анкета

Вопросы в анкете достаточно общие, но помогают отсеять самых слабых кандидатов. Заказчик получает общую информацию об организации Системы управления охраной труда, позволяющую оценить потенциальные возможности кандидата в данной области

После анкеты наш список подрядчиков сократился, но победитель тендера еще не выявлен и необходимо приступить к следующему этапу – определению победителя.

Для этого разрабатывается так называемая техническая матрица. В техническую матрицу включаются наиболее значимые для контракта вопросы, то есть возможность соискателя реализовать предлагаемый контракт безопасно, качественно, приемлемо по срокам и стоимости. То есть, техническая матрица индивидуальна для каждого контракта. Это возможность для Заказчика удостовериться, что соискатель тендера адекватно отражает объем ресурсов, необходимых для обеспечения эффективного управления рисками, а также будет использовать комплексный подход при реализации контракта.

В зависимости от значимости контракта и наличии высоких рисков, в матрице могут присутствовать дисквалификационные вопросы. Такие вопросы могут быть из любой сферы контракта: безопасность, условия, системы управления. Если на такой вопрос не предоставлен приемлемый ответ, соискатель дисквалифицируется сразу.

Например:

Предоставить доказательства того, что подрядчик имеет возможность предоставить:

• производственную теплую базу не менее 1000 м2 (для работ, хранения инструментов, технического обслуживания, ремонта и т.д.)
• подходящее офисное помещение, рассчитанное минимум на 10 человек:

Для технических критериев оценки используется балльная или процентная система, вопросы безопасности должны составлять не менее 25% от общего количества баллов (в случае если контракт значим по рискам/стоимости/срокам).

Приведенные ниже блоки не являются единственно возможными.

Блок по безопасности (HSE)

Основная сложность этого блока: сформулировать конкретные вопросы таким образом, чтобы не дублировать предквалификационную анкету, а дополнять ее. Например, если вы уже на предквалификации запросили предоставление реестра рисков на работы по контракту, то запрашивать реестр заново не имеет смысла.

Если вы запросили на этапе техоценки: предоставить подтверждение, что 100% заявленного персонала имеет обучение по работам на высоте, необходимо понимать, что соискатель может либо предоставить вам имена случайных своих сотрудников, которые имеют корочки, но к Заказчику на проект не поедут, либо специально для тендера купит/нарисует заявленные корочки.

Возможные вопросы:

• Предоставить реестр рисков на работы по планируемому субподряду
• Предоставить 3 отчета по тренировкам ликвидации чрезвычайных ситуаций за последние 2 года.
• Разработать план по ОТПБ на заявленный объем работ / проект с учетом специфики места работ
• Предоставить матрицу обучения персонала по заявленному объему работ.
• Программа / процедура по развитию мотивации и инициатив в ОТПБ

Блок Опыт работы по заявленному проекту:

Возможные вопросы:

• Предоставьте информацию о степени присутствия вашей компании на рынке услуг данного региона
• Опишите опыт вашей компании по выполнению работ ___________
• Предоставьте копии квалификационных документов и резюме работников
• Предоставьте 2 примера Плана Производства Работ по выполнению _______ за последние 2 года

Блок Выполнение Работ и система менеджмента качества:

Возможные вопросы:

• Потенциальные субподрядчики с распределением объема работ.
• Процент привлеченных субподрядчиков по сравнению с собственными ресурсами.
• Предоставьте перечень имеющегося в наличии оборудования для выполнения заявленных работ, включая инструменты и приборы для инспекций (с действующим сертификатом калибровки).
• Предоставьте список всех процедур по СМК и технологических процедур, необходимых для выполнения заявленных работ.

На каждый вопрос создается оценочный критерий. Оценочный критерий может быт от 0 до 3 или от 0 до 5, на каждый критерий необходимо иметь описание для четкого понимания оценщиков.

Например, оценочный критерий на вопрос «Предоставить матрицу обучения персонала по заявленному объему работ, включая субподрядчиков».

0 - Обучающая матрица не предоставлена

1 - Предоставлена общая, не относящаяся к конкретному контракту обучающая матрица

2 - Предоставленная матрица обучения по конкретному контракту, без учета субподрядчиков

3 - Предоставленная обучающая матрица, полностью удовлетворяющая специфике контракта и субподрядчикам

Соискатель, набравший наибольшее количество баллов становится победителем тендера. К сожалению, не всегда победитель показывает идеальные результаты, которые бы хотелось видеть Заказчику. В этом случае, руководство Заказчика, включая ответственных за контракт принимают решение нанять подрядную организацию и разрабатывают план мероприятий и затрат на устранение пробелов в сфере безопасности, которые были выявлены результате предварительной квалификации. Такое решение о дополнительных затратах по контракту может приниматься, если контракт долгосрочный и дополнительные затраты обоснованы.

Дополнительные расходы на контракт могут включать в себя, но не ограничиваться:

• дополнительный надзор на местах силами Заказчика
• найм дополнительных супервайзеров со стороны Заказчика для конкретного контракта,
• обучающие сессии
• разработка основополагающих документов для подрядчика силами персонала Заказчика
• оборудование / транспортные средства,
• поддержка / инспекции / аудиты субподрядчика со стороны Заказчика.
• совещания / консультации со стороны руководства Заказчика

Вышеперечисленные мероприятия гораздо более многочисленны и являются частью большой и длительной программы, которую можно озаглавить «Программа развития поставщиков / подрядчиков / контрагентов». Любые мероприятия по развитию необходимо включать в контракт и в план управления ОТПБ и регулярно отслеживать на всех уровнях.

Оценка соискателя на тендере довольно сложный вопрос, к которому необходимо подходить со всем вниманием и профессионализмом. Выбранные вами подрядчики станут вашими партнерами и от вашей плотной совместной работы будет зависеть успех вашего проекта, а может быть и вашей компании.