Как рассчитать эффективность процессов СУОТ?

В условиях, когда любой бизнес считает деньги, – всегда встает вопрос об эффективности процессов, подразделений и служб компании. Руководители компаний по направлению охраны труда всегда задаются вопросом – как повысить эффективность Системы управления охраной труда (СУОТ) - с наименьшими затратами выполнять все требования законодательства, проводить все необходимые мероприятия, и при этом без потерь в качестве, снижая до нуля риски травматизма и риски привлечения к ответственности за нарушения требований законодательства.

От руководителей и команд охраны труда ожидают «чуда» по снижению расходов, в том числе за счет оптимизации процессов. Как правило процесс трансформации - это процесс постепенный и постоянный. И именно поэтому результаты работ по повышению эффективности процессов зачастую бывает сложно оцифровать, чтобы показать самим себе и руководству эффективность работ в данном направлении.

В данной статье расскажу об лишь одном из аспектов, в значительной степени влияющих на показатели эффективности процессов – это трудозатраты.

Какие же подходы и алгоритмы по оцифровке трудозатрат мы применяем в своей работе?

• С установленной периодичностью мы анализируем эффекты от трансформации наших процессов.
• Для этого мы сравниваем в точке проведения анализа предыдущие (требующие улучшения) процессы as is, с трансформированными (или частично трансформированными) процессами to be:

• Процессы мы разделяем на этапы и операции, чтобы легче и точнее производить оценку. На примере подбора-приема кандидата на работу, мы делим процессы на такие этапы взаимодействий:

– на этапе подбора – взаимодействие Подбора и Кандидата; Подбора и Охраны труда (по медосмотрам);

– на приеме – взаимодействие Кадрового администрирования и Кандидата (который на приеме переходит в статус Работника);

– в процессе приема – взаимодействие Работника и Охраны труда; Работника и Ответственного по пожарной безопасности; Работника и ответственного по электробезопасности;

– на этапе проведения инструктажей и допуска к работам – взаимодействие Работника и Руководителя.

• Для оценки всех процессов, этапов внутри процессов, а также каждой операции мы применяем одинаковую и достаточно прозрачную Формулу расчета эффективности:

T (час.) * N (шт.) * ₽ (руб.) = Σ затраты (руб.)

где T – время на 1 операцию/документ;

N – количество операций/документов;

₽ - стоимость 1 часа каждого из участников процесса (суммарно);

Σ - суммарные затраты на 1 операцию/документ

Для примера, если считаем эффективность, например, процесса проведения инструктажа на рабочем месте, – то будем считать, как минимум, трудозатраты Руководителя и Работника.

Если считаем эффективность более сложных, кроссфункциональных процессов с большим количеством этапов и участников, – то расчеты производим в несколько итераций.

*Важно отметить, что алгоритм можно автоматизировать.

• В расчетах также важно не забывать оцифровывать операции по контролю мероприятий и обработке документации.
• Также для наиболее точного результата мы оцениваем наши трудозатраты на наши действия по самой трансформации процессов. Это те затраты, вложив которые, мы получаем рассчитываемый эффект.
• Таким образом, сравнив суммарные стоимости процессов «до» и «после» мы всегда можем наглядно увидеть эффективность действий по упрощению процессов и оцифровать их влияние на общие показатели эффективности компании.

При этом важно понимать, что если мы единовременно понесем расходы на трансформацию процесса и при этом получим даже незначительную на первый взгляд эффективность, то в долгосрочной перспективе применения трансформированных процессов (в горизонте 1-2х и более лет) эффективность процессов капитализируется, и вложенные инвестиции окупаются.

Наиболее действенными с точки зрения эффективности СУОТ в нашей компании считаются автоматизированные процессы и электронный документооборот, расчет эффективности которых помог нам на этапе их внедрения и сейчас способствует их дальнейшему совершенствованию.