Внедрение инноваций в компанию - это всегда вызов. Даже самые полезные и прогрессивные идеи могут вызывать сопротивление, особенно если они затрагивают привычные, действующие много лет процессы.
Опираясь на опыт внедрения изменений в охране труда нашей компании, хотелось бы поделиться, как сделать так, чтобы изменения воспринимались не как угроза, а как новые возможности.
Что в своей компании делали мы при внедрении автоматизации процессов и цифровизации документов?
Мы создали в компании рабочую группу по вопросам Охраны труда, состоящую из основных участников процессов Системы охраны труда, в первую очередь руководителей «среднего» звена направлений и подразделений, в которых проводятся опасные виды работ (работы на высоте, в ОЗП, в электроустановках, погрузочно-разгрузочные работы, по управлению транспортными средствами и т.п.), привлекли в рабочую группу юристов и начали работать над усовершенствованием процессов охраны труда в рамках действующей СУОТ.
Представителей от направлений в Рабочую группу мы выбирали по важному критерию, - они являлись и сейчас являются лидерами общественного мнения, уважаемыми и авторитетными в своих направлениях, и способными вести за собой свои команды.
В рабочей группе мы рассматривали вместе все процессы от составления локальной нормативной документации до удобства проведения мероприятий и применения организационно-распорядительных документов в области охраны труда в нашей компании. Участники Рабочей группы из различных направлений аккумулировали обратную связь для быстрого внесения корректировок. Сразу все процессы и документы проходили через юридический фильтр.
Совместная работа над процессами, документами и регламентами постепенно привела к структурированным и четко работающим процессам, в полной мере соответствующим законодательным требованиям с одной стороны, и одновременно с другой стороны - полностью исполнимыми с точки зрения их применения на практике в работе всеми участниками процессов.
После проработки процессов не только по Охране труда, но и кроссфункциональных процессов внутри подразделений, таких как работы по присвоению групп по электробезопасности, работы с подрядными организациями и другие, мы добились во всех локациях нашей компании на всей территории нашей страны действующих Единых стандартов процессов и документов не только в охране труда, но и в других направлениях.
После построения единой структуры процессов и локальной документации мы приступили к разработке методологии автоматизации и цифровизации процессов, также постепенно сначала в охране труда, а затем, а где-то и в параллели, - в других направлениях.
В результате совместной проработки всех потребностей руководителей и работников, участвующих в процессах в рамках СУОТ – мы на сегодняшний день автоматизировали практически 90% процессов в рамках СУОТ, перевели в цифровой формат порядка более 60% документов, которые подписываем с сотрудниками под ЭЦП.
Внедрение данных процессов стало безболезненным и комфортным для всех именно благодаря созданию и эффективной работе кроссфункциональной рабочей группы. Такая стратегия в рамках организации процессов СУОТ проверена опытом работы в разных компаниях и гарантировано приводит к высоким результатам.