В производственной сфере нашей компании внедрена практика «Линейных обходов».
Линейный обход - это регулярный осмотр руководителем офисных помещений и(или) рабочих мест в его подразделении (отделе) на предмет соблюдения законодательных требований в области производственной и экологической безопасности.
Цель обхода - выстроить диалог с работниками, выяснить волнующие людей проблемы и решить их, а не наказать за нарушения.
Данная практика способствует вовлечению руководителей в процесс контроля за соблюдением требований ОТ, ПБ и ООС их подчиненными, для предупреждения опасных ситуаций и последствий, связанных с ними на раннем этапе, вовремя получая информацию.
Линейный обход, отличается от плановых проверок тем, что построен на доверии, Руководитель может, например, выявить случаи несоблюдения норм охраны трудапредотвратить травмоопасную ситуацию и/или узнать о проблемах в производственной безопасности, доверительно побеседовав с линейным персоналом.
Регулярное общение с подчиненными позволяет контролировать выполнение ключевых показателей эффективности (далее - КПЭ) подразделения, тем самым совместно с сотрудниками влиять на повышение результативности работы.
Данная практика успешно применяется в нашей компании как на производстве (на строительных площадках/объектах), так и в корпоративном центре (офисе).
Но настал период, когда мир поразила эпидемия коронавируса, и многим компаниям пришлось научиться работать в условиях пандемии. Их деятельность была «парализована» всеобщим карантином. Многие предприятия, в том числе и мы, стали улучшать свои IT-возможности, чтобы как можно комфортнее было работать в условиях всеобщей изоляции, например, пандемия быстро превратила видеозвонки в привычную часть жизни. Началась эпоха использования удаленного формата работы сотрудниками, а тот состав работников, оставшийся в стенах компании, должен был соблюдать жесткие правила: не пересекаться с коллегами из других подразделений, соблюдать дистанцию в 1,5 метра и т.п.
В таких условиях невозможно было применить один из базовых принципов инструмента «Линейный обход» – это посещение руководителем мест производства работ. Мы стали думать: «Что делать? Как вдохнуть новую жизнь в сложившуюся практику «Линейных обходов» и не потерять эффективный инструмент?»-и вот что у нас получилось:
Успех 1. Определение нового формата проведения «Линейных обходов».
Использование телекоммуникационных технологий интерактивного взаимодействия, в виде видеоконференцсвязи (далее ВКС) на базе платформы программы «Skype для бизнеса». Данная платформа позволяет дистанционно подключать требуемое количество персонала для участия во встрече (совещании) в режиме реального времени.
На основании вышеуказанного было присвоено новое название «Дистанционный линейный обход» (далее ДЛО).
Успех 2. Распределение участников ДЛО на две группы:
Группа 1. Постоянные участники:
Группа 2. Подразделение-участник, в котором проводится обход согласно графику.
Представителями подразделения выступает: руководитель подразделения, работники подразделения (3-4 человека, при необходимости подключаются все работники подразделения).
Успех 3. Разработка графика проведения ДЛО.
График разработан из расчёта проведения ДЛО 1 раз в месяц для каждого подразделения (отдела, службы), с последующей его загрузкой в календари встреч органайзера Microsoft Outlook, который широко используется во многих компаниях.
Успех 4. Разработка чек-листа.
Данный чек-лист вопросов является подобием дорожной карты и служит для выявления с последующим решением проблем по направлениям:
Успех 5. Проведение ДЛО в формате ВКС.
Встречи проводятся по ранее утвержденному графику в составе 2-х групп участников.
Участник ДЛО из группы 2 до начала встречи, готовит перечень проблемных вопросов или вопросов, требующих обсуждения, по разработанному чек-листу. Далее, на встрече в формате ВКС, ведущий (модератор) проводит обсуждение вышеуказанных тем. В процессе диалога, каждое подразделение, из 1 группы участников (ОТ, ПБ и ООС, МБ, HR и др.) могут задавать уточняющие вопросы участникам 2 группы, связанные с проблемой в их подразделении и/или доводят требуемую информацию в зоне своей ответственности.
По итогам ДОЛ формируется протокол встречи с принятыми в ходе обсуждения решениями и назначенными ответственными исполнителями.
Успех 6. Контроль выполнения мероприятий по улучшению.
Протокол с поручениями и сроками их исполнения отслеживается на еженедельной основе, и направляется в адрес руководителя организации.
Данная практика позволила нам удержать наработанный формат проведения «Линейных обходов» и вывести его на новый уровень в сложившихся, непростых условиях.
Новый формат проведения «Линейных обходов» расширил круг участников и вопросов для обсуждения важных тем по различным направлениям. Сформировался, так называемый, «Круглый стол» разнородных участников для выявления проблемных зон в компании с последующим их решением.
Данная практика в нашей компании применяется в настоящее время, с учетом обширной географией объектов, на которых задействованы наши работники.