Дистанционные аудиты в условиях пандемии

Ограничения, связанные с пандемией и переводом сотрудников на удаленный режим работы, бросили серьезный вызов системам управления охраной труда. Невозможность регулярных командировок требует пересмотра традиционных подходов к контролю безопасности на местах. В этих условиях дистанционные аудиты становятся не просто временной мерой, а необходимым инструментом для непрерывного мониторинга производственных площадок. В рамках выступления Павел Митрохин, руководитель отдела охраны окружающей среды и охраны труда Oriflame Cosmetics в России и странах СНГ, делится практическим опытом организации онлайн-проверок.

Преимущества и подводные камни онлайн-аудитов

Ключевое преимущество дистанционного формата — возможность оперативно оценить состояние любого подразделения, независимо от его географического положения, экономя временные и финансовые ресурсы. Однако спикер обращает внимание на специфические риски такого подхода. Зачастую руководители проверяемых участков могут непреднамеренно или осознанно искажать картину: например, слишком быстро перемещать камеру смартфона во время видеотрансляции, не давая возможности детально рассмотреть рабочее место, или предоставлять нечеткие скан-копии документов. Чтобы минимизировать эти факторы, необходимо заранее тестировать качество связи и не стесняться просить проверяемого остановиться и сфокусировать камеру на конкретных деталях.

Пошаговый алгоритм проведения проверки

В выступлении детально рассмотрен процесс подготовки и реализации дистанционного аудита, который включает несколько обязательных этапов:

• Планирование и выбор инструментов. Важно учитывать разницу в часовых поясах и заранее согласовывать удобный мессенджер (WhatsApp, Teams, Telegram) для видеосвязи.
• Вступительная встреча. Критически важный этап для настройки контакта. Цель аудита — не поиск виноватых и наказание, а выявление зон для улучшения и оказание помощи подразделению.
• Виртуальный обход и интервью. Оценка фактического состояния оборудования, маркировки и порядка на рабочих местах через видеосвязь. Особое внимание уделяется беседам с линейным персоналом для проверки реальных знаний, а не формального наличия подписей в журналах инструктажей.
• Анализ документации. Проверка приказов и журналов осуществляется параллельно через демонстрацию экрана или путем запроса фотографий и сканов.

Работа с результатами и контроль улучшений

Спикер подчеркивает, что выявление нарушения — это лишь часть работы. Гораздо важнее определить корневую причину совместно с руководителем подразделения, а не единолично. Предварительное обсуждение отчета до его официальной публикации позволяет избежать недопониманий и сразу наметить реалистичные сроки устранения несоответствий.

Для предотвращения ситуаций, когда согласованные мероприятия забываются из-за текущей рутины, внедрена практика регулярных контролирующих встреч (например, раз в месяц). Это позволяет отслеживать статус задач и оперативно корректировать план действий, если возникают объективные трудности.

Что вы узнаете из этого вебинара:

• Как подготовить руководителя проверяемого подразделения к онлайн-аудиту, чтобы избежать формального подхода?
• Какие технические и организационные нюансы нужно учесть при проведении виртуального обхода по видеосвязи?
• Как правильно выстроить коммуникацию на вступительной и заключительной встречах для повышения вовлеченности персонала?
• Каким образом организовать эффективный контроль за устранением выявленных нарушений на удаленных площадках?
• Как совместно с руководителями участков проводить анализ корневых причин происшествий и несоответствий?