Внедрение системы управления процессами обеспечения приоритетов безопасности с использованием специализированного программного обеспечения

От хаоса к системе: зачем компании процессный ландшафт

Динамичные изменения организационно-штатной структуры и современные рыночные условия требуют от компаний гибкости. Однако на практике это часто приводит к разрыву между реальными процессами и нормативной базой. Документы живут своей жизнью, а работа выполняется на основе исторического опыта. В результате компания несет высокие трудозатраты на согласование локальных нормативных актов (ЛНА), сталкивается с отсутствием единых требований к стандартизации и сложностями при автоматизации процессов с учетом требований безопасности.

Павел Коваленко, руководитель департамента организационных изменений и проектного менеджмента АО «ОЭК», разбирает практический кейс внедрения системы управления процессами обеспечения приоритетов безопасности. В выступлении детально рассмотрен подход к формированию процессного ландшафта организации в привязке к долгосрочной стратегии с использованием специализированного программного обеспечения.

Уровни детализации процессов: от стратегии до конкретного исполнителя

Для создания прозрачной системы управления спикер показывает на примере трехуровневую модель детализации процессов:

• Верхний уровень (процессы управления, основные и обеспечивающие): Определение владельцев процессов и требований. Это позволяет синхронизировать глобальные стратегические показатели с операционной деятельностью.
• Средний уровень (цепочки создания ценности): Детальное описание участников, менеджеров этапов, входов и выходов, а также обмена документами. На этом этапе к процессам прикрепляются актуальные формы нормативных документов и актов, доступные всем участникам в едином IT-ландшафте.
• Нижний уровень (максимальная детализация): Описание процессов с использованием информационных систем, шаблонов документов и временных нормативов. Этот уровень позволяет объективно оценивать возможности безопасной оптимизации и автоматизации, а также выявлять коллизии и разрывы в логике существующих регламентов.

Автоматизация рутины: генерация регламентов и должностных инструкций

Одно из главных преимуществ внедренного подхода — возможность автоматического формирования регламентов, должностных инструкций и положений о подразделениях на основе описанных процессов. При любом изменении процесса (например, передаче этапа работ другому подразделению) документы обновляются автоматически. Это исключает использование шаблонных инструкций и позволяет привязать обязанности к конкретной роли и даже фамилии сотрудника, объективно отражая его зону ответственности.

Результаты внедрения и преодоление сопротивления

Переход к процессному управлению позволил АО «ОЭК» достичь значимых результатов:

• Снижение ошибок: Количество возвратов на доработку документов сократилось в среднем на 35%.
• Ускорение процессов: Продолжительность административных процедур снизилась на 32% благодаря стандартизированным подходам и понятным условиям.
• Рост удовлетворенности персонала: Понимание своих задач, сроков и зон ответственности привело к повышению удовлетворенности сотрудников на 25%.

Однако внедрение сопровождалось трудностями. Главное препятствие — сопротивление на разных уровнях, от руководителей до исполнителей, не желающих документировать свои операции из страха потерять значимость. Также сложностью стало определение реальных владельцев процессов и необходимость поддержания процессного ландшафта в актуальном состоянии силами выделенной команды бизнес-аналитиков.

Что вы узнаете из этого вебинара:

• Как связать стратегические цели компании с операционными процессами в области безопасности?
• Как выявить и устранить коллизии между реальным выполнением работ и нормативной документацией?
• Как автоматизировать создание и актуализацию регламентов и должностных инструкций?
• Как преодолеть сопротивление персонала при переходе к процессному управлению?
• Какие уровни детализации необходимы для эффективного описания процессов обеспечения безопасности?