Электронное досье работника — цифровая трансформация охраны труда в Совкомбанке

Предпосылки цифровизации: масштаб и смена поколений

Управление охраной труда в распределенной структуре с численностью более 36 000 сотрудников и тысячами отделений неизбежно сталкивается с проблемой бумажного документооборота. Ежегодно генерируются десятки тысяч карточек инструктажей, листов ознакомления с результатами СОУТ и оценкой профрисков. Традиционный подход с пересылкой бумажных документов курьерскими службами не только замедляет процессы, но и требует колоссальных финансовых затрат.

В своем выступлении Марина Олейникова разбирает практический кейс трансформации системы управления охраной труда в ПАО «Совкомбанк». Переход к цифровому формату был продиктован не только экономией, но и демографическим фактором: средний возраст сотрудников банка составляет 35 лет. Молодое поколение ожидает удобных цифровых сервисов, а не устаревших процедур сбора бумажных подписей.

Архитектура электронного досье работника

Основой цифровой трансформации стало создание единой экосистемы, интегрирующей несколько программных продуктов. Мастер-системой выступает 1С, где ведется учет рабочих мест и назначаются компенсации. Для коммуникации с сотрудниками и сбора простых электронных подписей (ПЭП) используются корпоративные таск-трекеры и системы мобильного подписания, адаптированные как для офисного персонала, так и для сотрудников с разъездным характером работы.

Ключевым элементом архитектуры является электронный архив, формирующий досье по СНИЛС сотрудника накопительным итогом. Это обеспечивает прозрачность при внутренних аудитах и проверках надзорных органов. Рутинные операции, такие как рассылка уведомлений, контроль ознакомления и эскалация задач на руководителей, переданы программным ботам, что минимизирует человеческий фактор и обеспечивает стопроцентный охват.

Управление изменениями и трансформация роли СОТ

Спикер подчеркивает, что техническая реализация составила лишь 20% проекта, тогда как 80% усилий потребовало управление изменениями. Внедрение автоматизации столкнулось с сопротивлением части персонала службы охраны труда, опасавшегося потери рабочих мест из-за отказа от привычной бумажной работы.

Переход на электронный документооборот кардинально изменил функционал специалистов. Фокус сместился с операционной рутины на аналитику, проактивное управление рисками и выстраивание удобных сервисов для внутренних заказчиков. Автоматизация высвободила время для реальной работы по обеспечению безопасности, а прямой экономический эффект от отказа от курьерских пересылок составил около 14 миллионов рублей в год.

Юридические барьеры и гибридный документооборот

Несмотря на масштабную цифровизацию, полное избавление от бумаги пока невозможно из-за консервативных требований законодательства. В выступлении детально рассмотрен подход к работе с документами, требующими исключительно «живой» подписи, такими как журналы инструктажей. В этих случаях применяется дублирование процесса: сохраняется физическая подпись для соблюдения требований Минтруда, при этом данные параллельно фиксируются в электронной системе для обеспечения целостности цифрового архива.

Что вы узнаете из этого вебинара:

• Как интегрировать 1С, системы ЭДО и корпоративные мессенджеры в единый контур управления охраной труда?
• Каким образом автоматизация позволяет сэкономить десятки миллионов рублей на логистике документов?
• Как преодолеть сопротивление сотрудников службы ОТ при внедрении цифровых инструментов?
• Какие документы по охране труда можно легитимно подписывать простой электронной подписью, а где требуется дублирование на бумаге?
• Как меняются требования к компетенциям специалиста по охране труда в условиях цифровой трансформации?