Автоматизация процессов в охране труда

Автоматизация охраны труда: от рутины к единому цифровому пространству

Масштабирование бизнеса и рост численности персонала неизбежно бросают вызов традиционным методам управления охраной труда. Когда компания ежегодно принимает тысячи новых сотрудников, а география присутствия охватывает всю страну, ручной учет и бумажный документооборот становятся не просто неэффективными, но и рискованными. В выступлении детально рассмотрен опыт ПАО «Совкомбанк», где за полгода удалось перевести ключевые процессы охраны труда в единую цифровую среду, используя исключительно отечественные IT-решения.

Предпосылки и выбор стратегии цифровизации

Решение об автоматизации было продиктовано не только стремительным ростом штата (около 7 000 новых сотрудников в год), но и результатами проверки надзорных органов, выявившей необходимость оптимизации процессов. Спикер разбирает, почему компания отказалась от простого экстенсивного пути — пропорционального увеличения штата специалистов по охране труда. Вместо этого была выбрана гибридная модель: реструктуризация службы с выделением центров компетенций и масштабная автоматизация на базе существующих IT-систем (1С, WebSoft, Pyrus, Aura).

• Единое цифровое пространство → позволяет управлять процессами во всех регионах присутствия в режиме реального времени → исключает потерю данных и обеспечивает прозрачность для внутреннего аудита и надзорных органов.
• Бесшовная интеграция систем → связывает кадровый учет, назначение обучения и документооборот → минимизирует ручной ввод и исключает человеческий фактор при обработке информации.

Трансформация ключевых процессов: обучение, СОУТ и выдача СИЗ

Внедрение автоматизации кардинально изменило подход к рутинным задачам. Спикер показывает на примере процесса обучения, как интеграция с кадровой базой позволяет автоматически формировать матрицу потребностей. Программа сама определяет, какой курс нужен сотруднику (с учетом специфики, например, разъездного характера работы), и назначает его день в день при приеме на работу.

• Электронный документооборот (КДО) → ознакомление с картами СОУТ и подписание протоколов проверки знаний (с использованием УКЭП и ПЭП) переведено в цифру → устраняет необходимость пересылки бумажных документов между филиалами и упрощает подготовку к проверкам.
• Управление выдачей СИЗ → процесс интегрирован с 1С, где формируются электронные личные карточки, подписываемые сотрудниками → обеспечивает 100% контроль за своевременностью выдачи спецодежды по ЕТН и позволяет централизовать закупки.
• Оптимизация затрат на СОУТ → создание виртуальных рабочих мест на базе штатного расписания → позволило выявить задекларированные места и исключить необоснованное проведение спецоценки, перенаправив бюджет на санаторно-курортное лечение.

Виртуальный помощник: снижение нагрузки на специалистов

Интересным решением стала разработка виртуального помощника (чат-бота) на корпоративном портале. Ежемесячно служба охраны труда получала около 2 000 однотипных обращений от сотрудников, что требовало колоссальных временных затрат. Внедрение бота позволило автоматизировать ответы на часто задаваемые вопросы (например, алгоритм действий при микротравме или оформление заявки на происшествие), высвободив ресурсы специалистов для решения стратегических задач.

Что вы узнаете из этого вебинара:

• Как интегрировать процессы охраны труда с кадровыми IT-системами компании?
• Какие документы по охране труда можно легитимно перевести в электронный вид?
• Как автоматизировать назначение обучения и контроль сроков без участия специалиста?
• Как организовать учет и подписание электронных карточек выдачи СИЗ в распределенной компании?
• Как использование виртуальных помощников помогает снизить рутинную нагрузку на службу охраны труда?