Ни для кого не секрет, что одной из базовых процедур в области охраны труда является специальная оценка условий труда. Основа, на которой базируются другие процедуры, например, медицинский осмотр или обучение. И насколько важно, чтобы под рукой имелись сразу все необходимые данные для того, чтобы при приеме нового работника незамедлительно сообщить класс условий труда или при переводе работника в другое подразделение проверить не должен ли он пройти предварительный медосмотр. Очень здорово, когда в организации уже имеется установленная и работающая автоматизированная система, позволяющая без труда отслеживать такие моменты, но что делать, если её нет?
Когда я пришла работать в свою компанию, то первым делом занялась тем, что перенесла данные из 30 огромных папок с документацией по СОУТ на компьютер с разбивкой по годам. Мною была сформирована целая статистика по специальной оценке условий труда, прежде всего, для того, чтобы выявить, все ли рабочие места оценены в организации, и не произошли ли изменения на имеющихся рабочих местах. Была проверена каждая карта, каждый работник, который расписывался, каждая позиция штатного расписания. И, вот, к концу своей работе были выявлены все пробелы, которые необходимо было заполнить, и все нестыковки, которые необходимо было исправить.
Что представляет из себя Статистика? Это таблица в Excel, в которой отражены все наиболее значительные данные по специальной оценке.
Первый вариант такой статистики: по сводной ведомости. То есть мы идем по оцененным рабочим местам: Наименование подразделения → наименование профессии должности → количество РМ → количество работников, занятых на РМ → дата отчета → номер рабочего места → класс условий труда → медицинский осмотр по итогам СОУТ (мы указываем просто пункты) → ФИО работников, занятых на данном рабочем месте. Каждая проведенная специальная оценка – это новый лист книги Excel. Провели новую – добавили лист, свели данные.
Таким образом, при наличии актуального штатного расписания, можно выявлять те рабочие места, которые необходимо оценить. Можно посмотреть, кто перевелся и ознакомлен ли он с результатами СОУТ на своем новом рабочем месте. Достаточно ли рабочих мест оценено и все ли работники учтены. С результатами проведенной оценки мы знакомим в специальном журнале, так как численность предприятия большая и знакомить непосредственно в карте СОУТ не совсем удобно. Форму журнала утвердили приказом.
Задача специалиста по охране труда, который ведет этот непростой блок «Специальная оценка условий труда» поддерживать такую статистику в актуальном состоянии и ни в коем случае не бросать. Ведь в дальнейшем эта статистика будет нужна при составлении отчетов для Росстата и при формировании перечня рабочих мест для подготовки к плановой и внеплановой специальной оценке условий труда.
Сейчас мною была разработана новая форма статистики, так как это Excel, то мною были добавлены некоторые формулы в ячейки для удобства отслеживания данных. Так, например, при внесении новых сведений по работникам, подсвечивается ячейка при пересечении рабочих мест.
Внедряя подобные инструменты, мы минимизируем риски того, что можем что-то пропустить. Автоматизированные системы – прекрасно, но на самом начальном этапе необходимо будет поработать с огромным объемом информации в любом случае, а имея хоть какую-то базу, даже до момента полного внедрения автоматизации, работать будет значительно проще.